Kính thưa các thầy/cô giáo và cán bộ nhân viên nhà trường!

Thực hiện nhiệm vụ ứng dụng Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số trong trường học, Trường THCS Minh Châu ra mắt trang thông tin nội bộ nhằm số hóa toàn bộ công tác lưu trữ và quản lý.

Điểm ưu việt của hệ thống:

✅ Cấu trúc khoa học: Mô phỏng chính xác cây thư mục tổ chức của nhà trường (BGH, Tổ chuyên môn, Kế toán, Đoàn thể...).

✅ Tra cứu tức thì: Tìm kiếm văn bản, kế hoạch, báo cáo chỉ trong vài giây thay vì tìm kiếm trong tủ hồ sơ vật lý.

✅ Truy cập linh hoạt: Làm việc mọi lúc, mọi nơi trên nền tảng điện toán đám mây an toàn, bảo mật.

Hệ thống Hồ sơ số là công cụ đắc lực hỗ trợ Quý thầy cô giảm tải áp lực hồ sơ sổ sách, dành nhiều thời gian hơn cho công tác chuyên môn và giảng dạy.

Trân trọng giới thiệu và kính mời Quý thầy cô cùng khai thác sử dụng.

Trân trọng!

HƯỚNG DẪN ĐƯA HỒ SƠ LÊN HỆ THỐNG

Bước 1: Chọn danh mục hồ sơ cần đưa lên

Trên giao diện chính của trang web Hồ sơ số:

1. Tìm đến khu vực Danh mục hồ sơ.

2. Nhấp chọn vào đúng tên loại hồ sơ bạn muốn nộp (Ví dụ: Kế hoạch bài dạy, Sáng kiến kinh nghiệm, Chứng chỉ bồi dưỡng, v.v.).

Bước 2: Truy cập thư mục lưu trữ (Google Drive)

Sau khi chọn danh mục, hệ thống sẽ tự động chuyển hướng bạn đến một đường dẫn liên kết với Google Drive.

Lưu ý: Nếu chưa đăng nhập, hãy đăng nhập bằng tài khoản Gmail đã đăng ký với nhà trường.

Bước 3: Tải tệp lên thư mục

Tại giao diện Google Drive vừa mở ra, bạn có thể thực hiện một trong hai cách sau để đưa hồ sơ lên:

Cách 1 (Kéo thả):

✅ Mở thư mục chứa file trên máy tính của bạn.

✅ Kéo file cần nộp và thả trực tiếp vào khoảng trắng trong cửa sổ Google Drive.

Cách 2 (Sử dụng nút "Mới"):

✅Nhấn vào nút + Mới (New) có biểu tượng dấu cộng (+) nhiều màu, nằm ở góc trên cùng bên trái màn hình.

✅Chọn Tải tệp lên (File upload).

✅Chọn file từ máy tính và nhấn Open.

Bước 4: Đặt tên file (Quy định đặt tên)

Để thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm trong trên Hệ thống, thầy/cô cần tuân thủ quy tắc đặt tên file thống nhất sau đây:

✅ Ví dụ: [Tên GV]_[Loại hồ sơ]_[Thời gian]

✅ Minh họa: NguyenVanA_KHBD_Tuan1.pdf

Để đổi tên file trên Drive:

1. Nhấp chuột phải vào file vừa tải lên.

2. Chọn Đổi tên (Rename).

3. Nhập tên mới và nhấn OK.

Bước 5: Kiểm tra hoàn tất

✅Quan sát góc dưới bên phải màn hình, khi thanh trạng thái hiển thị thông báo "Đã tải lên xong" (dấu tích xanh), nghĩa là hồ sơ của bạn đã được lưu trữ an toàn.

✅Bạn có thể tắt tab Google Drive và quay lại trang chủ để tiếp tục nộp các mục khác.

💡 Một số lưu ý quan trọng

1. Trình duyệt khuyến nghị: Nên sử dụng trình duyệt Google Chrome để thao tác. Vì Google Drive thuộc hệ sinh thái của Google, việc sử dụng Chrome giúp tối ưu hóa tốc độ tải và hạn chế tối đa các lỗi hiển thị không mong muốn.

2. Định dạng file: Ưu tiên chuyển đổi các file văn bản sang định dạng .PDF để tránh lỗi phông chữ khi xem trực tuyến, trừ khi có yêu cầu nộp file mềm (.doc, .ppt) để chỉnh sửa.

3. Quyền truy cập: Các thư mục này thường được cài đặt ở chế độ "Chỉ những người có quyền mới xem được" để bảo mật hồ sơ cá nhân của giáo viên.

4. Sắp xếp: Nếu nộp nhiều file cùng lúc, thầy/cô nên tạo một thư mục con mang tên mình bên trong thư mục đích để tránh lẫn lộn.

Mục tiêu: Việc thực hiện đúng quy trình này giúp xây dựng "Hồ sơ năng lực cá nhân" bài bản, thúc đẩy sự hợp tác và dễ dàng chia sẻ tài nguyên trong tổ chuyên môn.